Tác giả: Eve Light Honthaner

Nguồn: The complete film production handbook
Thuỳ sưu tầm và biên dịch

Có 6 giai đoạn cơ bản trong quá trình sản xuất một bộ phim. Từ hình thành ý tưởng cho đến thành phẩm hoàn chỉnh, đó là:

• Phát triển (Development): Giai đoạn này bao gồm việc hình thành ý tưởng, viết kịch bản, tìm kiếm nhà đầu tư.
• Tiền kỳ (Pre-production): Giai đoạn chuẩn bị cho quá trình quay phim, bao gồm tuyển chọn diễn viên, thiết kế bối cảnh, lên kế hoạch sản xuất.
• Sản xuất (Production): Giai đoạn quay phim thực tế.
• Hậu kỳ (Post-production): Giai đoạn dựng phim, biên tập, chỉnh sửa, xử lý âm thanh, hiệu ứng đặc biệt, chỉnh màu…
• Phân phối (Distribution): Giai đoạn marketing và chuẩn bị phát hành, đưa phim tới các rạp chiếu, kênh truyền hình, hoặc các nền tảng trực tuyến…
• Chiếu rạp (Exhibition): Giai đoạn phim được trình chiếu cho công chúng thưởng thức.

Đây là một lịch tiền kỳ mẫu dành cho producer với những công việc tập trung vào các vấn đề liên quan đến sản xuất phim. Đạo diễn và DoP có thể sẽ có lịch tiền kỳ riêng và to-do-list riêng với các công việc khác ngoài những vấn đề được liệt kê dưới đây.

Lịch tiền kỳ này chỉ mang tính tham khảo, mỗi production sẽ có những đặc tính riêng và yêu cầu riêng, do đó đòi hỏi một lịch tiền kỳ riêng.

Tuần #1 (8 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Producer
• Đạo diễn
• Line Producer và/hoặc Production Manager
• Production Coordinator
• Production Accountant
• Location Manager
• Casting Director
• Thư ký / Lễ tân
• Production Assistant số 1

Lưu ý: Tình huống này chỉ phù hợp khi bạn biết rằng bạn sẽ muốn có ai trong show ngay từ đầu. Nếu không, một số vị trí ở trên có thể sẽ cần phải bắt đầu làm việc từ trước đó rồi để bắt đầu phỏng vấn và tuyển dụng các vị trí còn thiếu.

Những việc cần làm:

• Thành lập Team sản xuất hoặc công ty sản xuất nếu trước đó chưa làm
• Lập văn phòng sản xuất và chuẩn bị các không gian làm việc cần thiết khác, ký kết các hợp đồng cho thuê có liên quan, lắp đặt hệ thống internet, điện thoại văn phòng (nếu cần) – sau đó chuyển vào và set up cho công việc.
• Chuẩn bị các giấy tờ có liên quan đến công đoàn/nghiệp đoàn.
• Nếu cần thiết, chuẩn bị các giấy tờ và giấy phép việc làm cho các nhân sự chưa đến tuổi vị thành niên (nếu có) trong đoàn.
• Xác định các loại bảo hiểm cần mua
• Ký hợp đồng với công ty trả lương
• Bắt đầu tuyển diễn viên
• Bắt đầu tuyển dụng và sắp xếp cho nhân sự đoàn phim
• Bắt đầu khảo sát địa điểm
• Bắt đầu mở tài khoản với các nhà cung cấp
• Kiểm tra bản quyền kịch bản

Tuần #2 (7 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Production Designer

Lưu ý: Một số production sẽ muốn để Production Designer bắt đầu làm việc cùng lúc với Location Manager.

Những việc cần làm:

• Nếu có một hoặc hai bài hát chính trong kịch bản, hãy bắt đầu xin giấy phép/bản quyền để sử dụng nó bằng việc nhờ luật sư hoặc dùng dịch vụ của bên thứ ba.
• Gặp nhân sự/bộ phận phụ trách việc đưa sản phẩm của nhãn hàng tài trợ vào phim, quá trình này nên được bắt đầu càng sớm càng tốt vì phải mất thời gian để được duyệt và nhận bàn giao sản phẩm đúng thời gian để các bộ phận như đạo cụ và thiết kế bối cảnh kịp xử lý.
• Lên lịch kiểm tra sức khoẻ cho diễn viên.
• Làm việc với chủ và bên huấn luyện động vật nếu có động vật xuất hiện trong phim, bởi sẽ mất nhiều tuần để có thể chọn được một “diễn viên bốn chân” phù hợp và huấn luyện cho nó để có thể diễn xuất trong phim.

Tuần #3 (6 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Art Director
• Set Designer
• Assistant Location Manager
• First Assistant Director
• Costume Designer

Lưu ý: Một số Line Producer sẽ chờ cho đến khoảng một tuần trước khi hầu hết diễn viên đã được chốt mới bắt đầu thiết kế trang phục và sẽ chuẩn bị ngân sách dự phòng để bộ phận phục trang có thể làm việc vào cuối tuần, bởi việc casting/tuyển vai thường sẽ bị quá deadline một chút hoặc có những thay đổi vào phút cuối.

Việc cần làm:

• Bắt đầu nói chuyện và nhận báo giá từ các đơn vị làm VFX.

Tuần #4 (5 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Assistant Production Coordinator
• Assistant Accountant
• Costume Supervisor
• Transportation Coordinator
• Props Master
• Set Decorator
• Production Assistant số 2

Việc cần làm:

• Khảo sát địa điểm với Location Manager, Đạo diễn, Producer, 1st AD, và Production Designer

Tuần #5 (4 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• DoP
• Thiết kế phục sang số 1
• Các trưởng bộ phận

Lưu ý: công việc của DoP trong giai đoạn tiền kỳ thường không liên tục.

Việc cần làm:

• Thường thì vào đầu tuần này, Production Meeting lần thứ nhất sẽ được tổ chức.

Lưu ý: tuỳ thuộc vào yêu cầu của kịch bản, Production Designer sẽ đề xuất ngày bắt đầu làm việc cho Construction Coordinator và team xây dựng/dựng bối cảnh. Tuy nhiên, Line Producer hoặc Production Manager sẽ là người chốt xem team xây dựng sẽ bắt đầu làm việc khi nào. Line Producer hoặc Production Manager cũng sẽ chốt ngày bắt đầu làm việc của Stunt Coordinator và team kỹ xảo.

Tuần #6 (3 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Second Assistant Director
• Trưởng nhóm vận chuyển
• Assistant Props Master
• Team hỗ trợ (Swing Crew)
• Background Coordinator (Nếu trong phim có đám đông lớn hoặc các yêu cầu đặc biệt nhe đội cỗ vũ hay vận động viên, họ phải bắt đầu làm việc từ sớm hơn)
• Trợ lý kế toán thứ hai và/hoặc kế toán tiền lương.

Việc cần làm:

• Camera test
• Xem lại phân bổ ngân sách lần cuối với từng bộ phận

Tuần #7 (2 tuần trước ngày bấm máy)

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Script Supervisor
• Key Grip
• Gaffer
• Hair Stylist
• Makeup Artist
• Thiết kế phục trang số 2
• Production Assistant số 3

Việc cần làm:

• Production Executive, Producer, Đạo diễn và Production Designer thực hiện các thay đổi cuối cùng về bối cảnh; địa điểm; phục trang; tóc giả và/hoặc màu tóc diễn viên; các hoá trang đặc biệt (mặt nạ, các bộ phận giả như sẹo/vết thương, mũi giả… để hóa trang nhân vật thành quái vật, người già, người bị thương…); các đạo cụ chính; mô hình… và bất cứ thứ gì khác liên quan đến phần hình ảnh của phim/chương trình
• Khảo sát kỹ thuật với các trưởng bộ phận để lên danh sách thiết bị và gửi các danh sách này đến các nhà cung cấp để lấy báo giá.
• Một khi đã chọn nhà cung cấp, các hợp đồng thuê cần được bộ phận pháp lý duyệt và ký kết.
• Chốt địa điểm, tiến hành chuẩn bị tất cả các loại giấy phép cần thiết.
• Tại thời điểm này, danh sách diễn viên đã nên được chốt xong
• Test phần trang điểm, làm tóc và phục trang
• Chốt kịch bản
• Chốt phân bổ ngân sách

Tuần #8 (Tuần cuối của tiền kỳ)

Thứ 2

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Set Production Assistant
• Tài xế (theo nhu cầu)
• Editor
• Assistant Editor
• Assistant Camera Crew
• Team truyền thông (nếu cần)

Việc cần làm:

• Nộp bảo lãnh công đoàn cho diễn viên (nếu cần).
• Chốt danh sách diễn viên và gửi hợp đồng cho diễn viên.
• Ký tất cả các loại hợp đồng cần thiết và lấy tất cả các giấy phép cần thiết.
• Đặt hàng tất cả các thiết bị, xe cộ, nguyên vật liệu thô/phim nhựa, vật tư tiêu hao và đồ ăn thức uống cho quá trình quay.
• Thường thì trong tuần này người ta sẽ lên lịch cho một buổi đọc kịch bản cho diễn viên.
• Đôi khi trong tuần này, team rig sẽ bắt đầu làm việc (nếu cần thiết)
• Chốt danh sách người đóng thế, stand-in…
• Gửi lịch quay đã chốt, tóm tắt lịch trình, ghi chú lịch trình quan trọng/ngày nghỉ, danh sách thành viên đoàn phim và danh sách diễn viên.
• Việc bị và set up tại các địa điểm quay được thực hiện trong tuần này.
• Diễn tập
• Kiểm tra bối cảnh
• Lập team hậu kỳ và bắt đầu Setup phòng hậu kỳ.
• Test máy quay, trang điểm làm tóc, trang phục.

Lưu ý: Trao đổi với team catering. Một số bên sẽ hào phóng miễn phí đồ ăn cho tiệc khai máy và đồ ăn vặt cho các buổi đọc kịch bản và/hoặc họp sản xuất…

Thứ 3

Việc cần làm:

• Tổ chức một buổi Production Meeting với tất cả các trưởng bộ phận (hãy làm việc này vào đầu tuần để có thời gian xử lý các vấn đề còn tồn đọng hoặc phát sinh)
• Chuẩn bị sơ đồ và hướng dẫn đi tới tất cả các địa điểm quay.
• Chuẩn bị cho quá trình xem lại và đánh giá các cảnh quay được ghi hình trong ngày.

Thứ 4

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Thêm tài xế (nếu cần)

Việc cần làm:

• Đạo diễn và DoP có thể sẽ muốn kiểm tra lại địa điểm và shot list
• Tóc, makeup và Phục trang bắt đầu được chuyển vào phòng trang điểm của diễn viên.

Thứ 5

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Best Boy, Electric (các thành viên này có thể tham gia sớm hơn nếu cần ri đồ trước)
• Best Boy, Grip (các thành viên này có thể tham gia sớm hơn nếu cần ri đồ trước)

Việc cần làm:

• Các thành viên tổ máy, grip và điện bắt đầu làm việc tại nơi tập trung thiết bị (có thể bắt đầu sớm hơn nếu cần thiết), kiểm tra các thiết bị và đưa đồ lên xe tải.

Thứ 6

Các thành viên bắt đầu tham gia:

• Sound Mixer
• Catering, hậu cần
• Photographer
• Video Assist

Việc cần làm:

• Lập và gửi call sheet của ngày đầu tiên
• Gọi và gửi thông báo lịch làm việc cho diễn viên.

Những người bắt đầu làm việc trong ngày đầu tiên của quá trình quay phim chính thức:

• Camera Operator
• Boom Operator
• Y tá trường quay
• Giáo viên tại trường quay (là một vai trò đặc biệt trong đoàn và thường có mặt ở các dự án có sự tham gia của trẻ em, đảm bảo rằng các diễn viên nhỏ tuổi vẫn có thể theo kịp chương trình học và chăm sóc, hỗ trợ tình thần cho các em. Người này cũng có thể sẽ phải bắt đầu công việc của mình từ sớm hơn từ trong quá trình diễn tập. Người này cũng sẽ đảm nhận vai trò kiểm soát thời gian làm việc tối đa của các diễn viên nhỏ tuổi theo quy định của pháp luật.)